Mappa Concettuale Adesione

L’Amministrazione, per utilizzare la Convenzione ed attivare i servizi, deve seguire il seguente iter procedurale:

1. a) effettuare l’apposita Registrazione sul Portale degli Acquisti della Pubblica Amministrazione (http://www.acquistinretepa.it)
2. b) emettere una Richiesta Preliminare di Fornitura (RPF);
3. c) condividere il Piano di supporto alle P.A. (PSO);
4. d) valutare il Piano dettagliato delle attività (PDA) consegnato dal Fornitore;
5. e) emettere l’Ordinativo Principale di Fornitura (OPF);
6. f) formalizzare il Verbale di Consegna.

Dal canto suo, il Fornitore, una volta ricevuta la Richiesta Preliminare di Fornitura deve:

1. a) verificare la correttezza ed il rispetto dei requisiti e di tutte le condizioni per l’adesione (quindi, anche quelle di attivazione ed adesione ai lotti accessori, fatta eccezione per quella di carattere economico di cui alla successiva lettera d));
2. b) comunicare la validità formale ed il rispetto dei requisiti (e comunque prestare il supporto necessario per la corretta formalizzazione) e concordare la data per il sopralluogo;
3. c) effettuare il sopralluogo preliminare;
4. d) verificare e comunicare alla P.A. la possibilità\impossibilità di accettare l’Ordinativo Principale di Fornitura (OPF) in riferimento alle residua disponibilità del massimale di gara eventualmenteesteso;
5. e) elaborare il Piano di supporto alla P.A per l’ottimizzazione ed il controllo della domanda (PSO);
6. f) elaborare e trasmettere all’Amministrazione il Piano dettagliato delle attività (PDA);
7. g) recepire nel Piano dettagliato delle attività (PDA) le eventuali evidenze dell’Amministrazione;
8. h) formalizzare il Verbale di Consegna.

Processo operativo di emissione e verifica della RPF

La RPF deve essere formalizzata secondo il modello di cui all’Appendice 3. La compilazione dei campi previsti nel succitato modulo è da ritenersi obbligatoria (ad eccezione dei campi indicati come opzionali) pena la non validità della richiesta ed il conseguente diritto del Fornitore di non dar seguito alla stessa. In particolare nella compilazione della RPF occorre porre particolare attenzione alla dichiarazione della prevalenza della destinazione d’uso dell’immobile/i e del lotto in cui ricade l’immobile/i stesso (nel caso di uffici) e/o all’utilizzo degli immobili da parte di Istituzioni Universitarie Pubbliche e Enti-Istituti di Ricerca, nonché alla conformità della RPF ai parametri minimi di accesso alla Convenzione.

Pur non costituendo obbligo alcuno per l’Amministrazione, la RPF vincola l’Amministrazione stessa a:

• individuare il Supervisore o una persona ad interim che supporti il Fornitore nella fase di sopralluogo/i agli immobili / impianti;
• fornire tutta la documentazione tecnica in proprio possesso per la stesura del “Piano di Supporto alla P.A. per l’Ottimizzazione ed il controllo della domanda”.

Il Fornitore, ricevuta la RPF, deve controllare la validità della stessa .Entro e non oltre 5 (cinque) giorni naturali e consecutivi dalla data di ricevimento, il Fornitore ha l’obbligo di comunicare in forma scritta, almeno a mezzo fax, all’Amministrazione (nella persona indicata dalla stessa) la validità o meno della RPF, concordando, in caso positivo, una data per il sopralluogo congiunto con il Supervisore, da effettuarsi entro 10 giorni naturali consecutivi dalla data di emissione della RPF, salvo diversi accordi tra le parti.

Durante la fase di sopralluogo il Fornitore deve prendere conoscenza della consistenza degli impianti e degli spazi ed, in particolare, deve individuare tutti i dati necessari:

• alla definizione delle attività ordinarie e del relativo corrispettivo (ad esempio individuazione della superficie lorda degli ambienti, della superficie lorda complessiva oggetto dei servizi e del numero e tipologia degli impianti/unità funzionali/componenti da gestire);
• alla definizione delle attività di manutenzione a guasto necessarie al ripristino della normale funzionalità degli impianti;
• al corretto svolgimento dei servizi;
• alla redazione del “Piano di supporto alla P.A. per l’ottimizzazione ed il controllo della domanda”;
• alla definizione di una valutazione sommaria del valore complessivo dell’eventuale OPF.

Piano di supporto alla P.A. per l'ottimizzazione ed il controllo della domanda

Il “Piano di supporto alla P.A. per l’ottimizzazione ed il controllo della domanda (PSO)” è un elaborato documentale che precede la configurazione del servizio che verrà successivamente formalizzata nel PDA. Lo scopo del documento è quello di supportare le Amministrazioni richiedenti nella corretta identificazione del proprio effettivo fabbisogno in termini di servizi da ordinare, modalità di erogazione, e personalizzazione.
Il Fornitore, dopo aver eseguito il sopralluogo ed aver rilevato le specifiche richieste dell’Amministrazione, redige il documento che si configura come una serie di analisi costi benefici, aventi ad oggetto le variabili di configurazione dei servizi previste nel presente Capitolato in termini di personalizzazione, ed articolato nell’arco temporale costituito dalla durata contrattuale.
Il PSO dovrà essere verificato ed aggiornato durante la durata contrattuale tenendo conto di tutti gli elementi/esigenze di razionalizzazione e di ottimizzazione rilevati dallo stesso Fornitore nel corso dell’erogazione dei servizi, anche a seguito di mirate attività di analisi e raccolta di dati e informazioni. Dall’approvazione del PSO deriva il PDA che costituisce il dettaglio e le periodicità di tutte le attività ordinarie e straordinarie previste.
La strutturazione del Piano dovrà ripetere quanto indicato dal Fornitore in Offerta Tecnica e dovrà comunque contenere le seguenti sezioni:

• Analisi
• Progettazione/pianificazione per i servizi Manutentivi
• Progettazione/pianificazione per il servizio di Pulizia ed igiene ambientale
• Descrizione della configurazione proposta dal Fornitore

Nei successivi paragrafi verranno sintetizzati i contenuti minimi delle varie sezioni.

Il Piano dettagliato delle attività (di seguito PDA) è un elaborato documentale che formalizza la “Configurazione di servizio” proposta dal Fornitore in funzione della pianificazione contenuta nel PSO. Il PDA deve essere formalizzato con l’obiettivo di fornire all’Amministrazione il contenuto, le modalità operative e gestionali ed i corrispettivi economici dei servizi offerti.
Il PDA deve essere redatto dal Fornitore a seguito della condivisione del PSO e deve essere presentato all’Amministrazione obbligatoriamente entro e non oltre 7 giorni naturali e consecutivi dalla data di approvazione del PSO.
Qualora l’Amministrazione non comunichi per iscritto l’accettazione del PDA entro e non oltre il termine di 10 (dieci) giorni naturali e consecutivi dalla data di consegna da parte del Fornitore, il PDA e la relativa RPF perdono la propria validità e tale circostanza viene interpretata come formale rinuncia da parte dell’Amministrazione all’acquisizione dei servizi di cui alla RPF.
Il PDA deve essere opportunamente articolato in sezioni che devono riportare, in maniera chiara e dettagliata, almeno le seguenti tipologie di informazioni:

1. 1) Configurazione dei servizi e dati di consistenza;
2. 2) Dettaglio delle attività ordinarie (predefinite ed integrative);
3. 3) Attività di manutenzione per adeguamenti funzionali e/o per il ripristino della normale funzionalità degli impianti proposte dal Fornitore e rilevate in fase di sopralluogo iniziale;
4. 4) Calendario Lavorativo;
5. 5) Livelli di Servizio;
6. 6) Particolari situazioni da escludere dal calcolo del livello di servizio;
7. 7) Corrispettivi per le attività ordinarie (predefinite ed integrative).

L’Ordinativo Principale di Fornitura (di seguito OPF) costituisce il documento attraverso cui l’Amministrazione Contraente utilizza la Convenzione e che regola i rapporti di fornitura fra la stessa Amministrazione Contraente e il Fornitore.
L’Amministrazione Contraente deve redigere l’OPF sulla base del modello di cui all’Appendice 5 del presente Capitolato indicando le attività ordinarie, predefinite ed integrative, con i relativi importi desunti dal PDA approvato.
Qualora l’Amministrazione non emetta l’OPF entro e non oltre il termine di 30 (trenta) giorni dalla data della comunicazione scritta di accettazione da parte della medesima Amministrazione del PDA, il PDA e la relativa RPF perdono la propria validità e tale circostanza viene interpretata come formale rinuncia da parte dell’Amministrazione all’acquisizione dei servizi oggetto del PDA e della relativa RPF.

Durata della convenzione: 24 MESI

La convenzione relativa a ciascun Lotto ordinario ha una durata di 24 mesi, decorrenti dalla data della sua sottoscrizione. Sono state configurate due diverse modalità di erogazione dei servizi: il "Facility Management" ed il "Facility Management Light", entrambi attivabili a seguito di Ordinativo Pincipale di Fornitura (OPF).

Set minimo di servizi e OBBLIGO MODALITÀ DI EROGAZIONE

Le Amministrazioni che intendano utilizzare la Convenzione sono obbligate ad ordinare (all'interno dell'OPF) ed acquistare un quantitativo minimo di servizi. La scelta della modalità di erogazione è libera ad eccezione delle seguenti caratteristiche: